Статьи

Зачем ивент-агентству технический директор?

2024-10-03 15:39

О роли технического директора в ивент-агентстве и его значении для успешной реализации мероприятий на профессиональном уровне.

В ивент-агентстве должен быть профессиональный человек, без участия которого большинство проектов реализовать невозможно. Или нельзя осуществить на профессиональном уровне, а другой мы не рассматриваем. Речь про технического директора, главного помощника и главного «душнилу».
Мы провели немало больших и средних мероприятий в Сербии для русскоязычных клиентов, запросы были самые разные. Невозможно сравнивать событийный рынок России и Сербии, но профессиональный подход к делу ценится везде. На старте своей работы мы набили массу шишек, когда клиент экономил на привлечении к проекту технического директора. Теперь мы таких ошибок не делаем.
Технический директор – это человек с техническим образованием, творческим мышлением, аналитическим умом, большим жизненным и профессиональным опытом, а также со стрессоустойчивостью неимоверного масштаба. Именно он воплощает в реальность задумки креативщиков, благодаря ему на площадке хорошо работает звук и свет, адекватно произведены и смонтированы декорации, продуман и осуществлен монтаж и ввоз оборудования, рассчитана необходимая мощность электричества и т.д.
Технический директор ключевая фигура в индустрии ивентов. Он отвечает и за техническую составляющую проекта, и за проведение всех технологических работ.
Приведем несколько примеров отсутствия технического директора на ивенте и последствия, возникшие в результате этой грубой ошибки
1. Корпоративное мероприятие. Все проходит в одном помещении, запланировано выступление топ-менеджеров в формате QA, вопросы из зала. После официальной части на той же сцене должна начаться вечеринка с диджеем и ведущим. Во время монтажа оборудования клиент инспектирует площадку и большое внимание уделяет цветовым нюансам светового оборудования. Ему важно, чтобы все четко попадало в цвета логотипа.
В погоне за эстетикой сцены, клиент настаивает, чтобы сабвуферы (колонки, которые выдают басовые частоты) были убраны под подиум. Он требует, чтобы топ-менеджеры использовали петличные микрофоны (как участники ток-шоу на съемочных площадках), а не радиомикрофоны.
Даже не зная площадки, любой технический директор, читающий эти строки, сразу увидит череду серьезных упущений. И вот к каким последствиям они привели:
  • Топ-менеджеры опоздали на саунд-чек из-за плотного расписания и городского трафика, микрофоны им монтировали в спешке. Ввиду отсутствия частой практики работы с таким оборудованием они говорили недостаточно громко, зал их не слышал. Пришлось менять петличные микрофоны на беспроводные – благо, что они были взяты в достаточном количестве. Но и это не сильно спасло ситуацию: во время интерактива с залом микрофоны «фонили» - производили непроизвольный свист и скрежет в колонках. Произошло это потому, что звукооператоры не были готовы к внезапной смене технической концепции QA.
  • Делая акцент на цвете световых лучей, заказчик не уделил достаточное внимание и режиссуре света. Технического задания по свету не было, ровно, как и сценария. Спасением стал факт, что светом управлял весьма опытный художник, и картинка на сцене и во время вечеринки была отличная. Но вот еда в зоне кейтеринга была «окрашена» в корпоративные цвета. Этот участок был визуально непривлекательным, темным, фото кейтеринга не получились.
  • Ведущий со своим профессиональным владением голосом с поставленными задачами справился отлично, а вот диджею повезло меньше. Когда он начал работу, казалось, что в дальней части зала не хватает басов. Увеличение громкости не давало результат: в зоне около сцены люди глохли, а в конце зала «не качало».
Технический директор предусмотрел бы возможные последствия принятых клиентом и ивент-менеджером необдуманных решений и постарался бы их не допустить. Непрофессиональные спикеры не вышли бы с петличными микрофонами. Количество находящихся микрофонов в зале и на сцене было бы отрегулировано без «фонов», сабвуферы бы остались на поверхности, на подиуме или по бокам от него. Сценарий по свету был бы написан вместо клиента (если клиент не может) и в нескольких вариантах на выбор. Важные для гостей ивента зоны были бы освещены должным образом.
2. Выездное мероприятие на природе для 200 гостей. Загородный ресторан с большой красивой поляной, расслабленные лаунж-зоны, фотозоны, спортивные площадки и прочие активности для летнего веселого ивента. Жара +42, прогноз погоды обещает грозу, но ее вероятность 30%. План Б существует, в случае дождя все будет перенесено внутрь ресторана, посадочных мест достаточно. В тени деревьев установлена небольшая сцена, запланировано выступление диджея и кавер-группы. По всей территории установлены вентиляторы с водой для того, чтобы гостям мероприятия было максимально комфортно при текущих температурах.
Крупнейшая гроза за последние несколько лет с мощным ураганом налетела именно в тот регион, где проходил ивент. У организаторов было примерно 30 минут, чтобы унести с площадки все оборудование, конструкции и реквизит. В демонтаже площадки участвовало три женщины и один официант. В сильной спешке разбиралась сцена. Обрушившийся ураган повалил столб с электрическими проводами, и в ресторане все погасло. Генератор электричества, предоставленный по договору с площадкой, не был достаточно мощным, чтобы обеспечить работу кухни и одновременно давать свет в залах. Про сцену говорить не приходится. На столах расставили свечи, но кухня не работала, и гости остались без ужина. Свет то включался, то пропадал. Кавер-группа выступила с акустическим концертом.
Технический директор не допустил бы проведения мероприятия без мощного генератора электричества. Он проверил бы существующий и заказал резервный. Обеспечил бы достаточное количество технического персонала, способного после демонтажа оборудования сцены произвести оперативный разбор декораций, мебели и прочих конструкций на площадке. Понятно, что условия были экстремальными, но именно предусмотрительность в технической составляющей ивента помогла бы избежать таких тяжелых последствий для гостей и организаторов.
3. Опен-эйр фестиваль с застройкой различных выставочных зон, шатров, конструкций, арт-объектов, фудкортов и тд. Большое количество подрядчиков, серьезные строительные работы с привлечением крупной и мелкой строительной техники. На проекте работала команда сценографов, декораторов, компании по застройке выставочных стендов. Была построена большая концертная сцена, сцена для проведения конференции. Всеми процессами по управлению застройкой фестиваля занималось ивент-агентство, полагая, что каждая зона, согласно договоренностям, будет сдана «под ключ». Было заказано необходимое количество вентиляторов и мобильных климатических систем, рассчитанное под каждую зону отдельно, но отсутствие технического директора всего мероприятия привело к следующим последствиям:
  • В шатре купольного типа площадью 100 м2 и высотой 4 метра были установлены 4 мобильные климатические системы, которые не были предназначены для охлаждения такого большого пространства. Ивент-менеджеры заказали оборудование для помещения типа жилых комнат, а следовало заказывать специальную машину с системой охлаждения с подключением к генератору электричества. Использование мобильных систем кондиционирования для такого шатра выглядело как накачивание паркового надувного батута велосипедным насосом.
  • На площадку в каждую зону были доставлены вентиляторы с водой, но они не были подключены, так как никто не подумал о кабелях.
  • Во время демонтажа площадки часть оборудования была перепутана: подрядчики забрали чужие столы и ограждения. Поиски и возврат оборудования владельцам занял время и деньги.
И это очень небольшой срез в целом некритических для ивента недочетов. Но нагрузку от допущенных ошибок пришлось срочно распределять среди и так перегруженных ивент-менеджеров. При этом закупка удлинителей и ведер для пополнения баков вентиляторов водой, контроль за ввозом и вывозом оборудования, продумывание системы охлаждения в специфических помещениях – все это зона ответственности технического директора.
Кроме высокой стрессоустойчивости такой специалист должен быть и великим коммуникатором: уметь принимать решения быстро, быть настойчивым и не идти на компромиссы, когда речь идет о безопасности на мероприятии. Часто клиент проявляет неуместное давление в вопросах, в которых он не компетентен. Важно найти правильные аргументы, суметь профессионально обосновать свою позицию, расставить правильные приоритеты.